在企业财务审计过程中，询证函是验证企业往来账项真实性的重要手段。然而，在实际操作中，时常会遇到询证函内容与企业账面记录不一致的情况。这种“不符”现象不仅影响审计效率，还可能引发对财务数据真实性的质疑。那么，面对询证函不符的情况，应该如何进行合理的说明和处理呢？

首先，明确不符的原因是关键。询证函不符可能由多种因素引起，例如：双方记账时间不同步、金额计算错误、信息录入失误、合同条款理解差异等。因此，在发现不符时，应第一时间核查相关原始凭证，确认是否存在人为或系统性错误。

其次，及时沟通与核实是解决问题的核心。一旦发现询证函与账面数据存在差异，应主动联系对方单位，了解其账务处理的依据，并结合自身账务资料进行比对分析。通过电话、邮件或实地走访等方式，确保信息交流的准确性和时效性。

此外，对于无法立即解决的不符事项，应做好详细记录并附上合理解释。例如，若因客户未及时回款导致账面余额与询证函不符，可在说明中注明具体原因及预计处理时间。同时，建议在审计报告中对这类问题进行披露，以增强财务信息的透明度和可信度。

最后，建立完善的内控机制有助于减少类似问题的发生。企业应定期开展内部审计，完善会计核算流程，加强员工培训，提高财务人员的专业素养和责任意识。只有从源头上控制风险，才能有效降低询证函不符的可能性。

总之，面对询证函不符的问题，企业应保持冷静、理性分析，积极沟通、妥善处理，既要保证财务数据的真实完整，也要维护良好的商业信誉。通过不断优化管理流程和提升专业能力，逐步建立起更加稳健的财务管理体系。